HubSpot für eine internationale Künstlerresidenz
Durchgängige Automatisierung der Bewerber- und Resident-Strecke
Kunde: Château d'Orquevaux · Branche: Internationale Künstlerresidenz
- Der Kontext
- Château d’Orquevaux ist eine internationale Künstlerresidenz, die Kreative aus aller Welt aufnimmt. Ihre starke Sichtbarkeit — über 130.000 Follower auf Instagram — erzeugt ein hohes Volumen an Bewerbungen, die mit Präzision bearbeitet werden müssen.
- Die Herausforderung
- Die gesamte Strecke strukturieren und automatisieren, von der Bewerbung über die Zahlungen bis zur Aufenthaltsvorbereitung: ein Formular mit über vierzig Fragen und ein feines Entscheidungsmodell, um jedes Profil nach Situation, Fortschritt und Verfügbarkeit zu lenken.
- Was wir taten
- Ein automatisiertes CRM- und Marketingsystem, das Bewerbungen, Status, Nachfassaktionen, E-Mails und Zahlungsschritte steuert — mit Erstellung und Aktualisierung von Stripe-Checkouts gemäß den vom Bewerber gewählten Angaben. Das Ganze auf Englisch umgesetzt: E-Mails, Workflows und fortgeschrittene bedingte Logiken.
- Das Ergebnis
- Ein weitgehend automatisiertes System, das fast 2.500 manuelle E-Mails pro Monat einspart und zugleich eine persönliche Beziehung zu den Künstlern bewahrt — Dutzende gewonnene Stunden pro Woche, auf einer komplexen Strecke, bei der jedes Detail zählt.
„Sie haben uns von einer einfachen, manuellen Organisation zu einem bestens strukturierten, vollständig automatisierten HubSpot-CRM geführt. Léo war eine enorme Hilfe und hat wirklich über den Tellerrand hinaus gedacht: Da unser Geschäft nicht in das Schema eines Standard-CRM passt, waren seine kreativen Lösungen jenseits der HubSpot-Einstellungen eine echte Rettung. Helena ist unsere erste Anlaufstelle für Schulungen, Unterstützung im Tagesgeschäft und Planung — sie war während des gesamten Aufbaus für uns da und ist nach wie vor äußerst reaktionsschnell, unerschütterlich und zuverlässig.“
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