HubSpot pour une résidence d’artistes internationale
Automatisation complète du parcours candidat et résident
Client : Château d'Orquevaux · Secteur : Résidence d’artistes internationale
- Le contexte
- Château d’Orquevaux est une résidence d’artistes internationale qui accueille des créateurs du monde entier. Sa forte visibilité — plus de 130 000 abonnés sur Instagram — génère un volume important de candidatures à traiter avec précision.
- L’enjeu
- Structurer et automatiser tout le parcours, de la candidature aux paiements et à la préparation du séjour : un formulaire de plus de quarante questions, et un modèle de décision fin pour orienter chaque profil selon sa situation, son avancement et les disponibilités.
- Ce qu’on a fait
- Un système CRM et marketing automatisé qui gère candidatures, statuts, relances, emails et étapes de paiement — avec création et mise à jour de checkouts Stripe selon les informations choisies par le candidat. L’ensemble mené en anglais : emails, workflows et logiques conditionnelles avancées.
- Le résultat
- Un système largement automatisé qui supprime près de 2 500 emails manuels par mois tout en gardant une relation personnalisée avec les artistes — plusieurs dizaines d’heures gagnées par semaine, sur un parcours complexe où chaque détail compte.
« Ils nous ont fait passer d’une organisation manuelle et rudimentaire à un CRM HubSpot parfaitement structuré et entièrement automatisé. Léo nous a été d’une aide précieuse et sort vraiment des sentiers battus : comme notre activité n’entre pas dans le moule d’un CRM standard, ses solutions créatives, au-delà des réglages de HubSpot, ont été salvatrices. Helena est notre référente absolue pour la formation, l’aide au quotidien et la planification — elle a toujours été là pendant le build, et reste d’une réactivité et d’une fiabilité sans faille. »
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